Projektové řízení – Teoretická část

Úvod

Výrobní s podnik s vymezenou řadou výrobků (např. NiCd baterie) k řízení prodejních, výrobních, prodejních i dalších aktivit používá ověřené metody (např.Kanban, Just-in-Time, Enteprise Resource Planning, atd.), které jsou podporovány detailně popsanými procesy a organizační hierarchií.

Jak řešit problémy nebo příležitosti, které svým rozsahem i obsahem výrazně přesahují rámec jednoho útvaru firmy a/nebo není součástí žádného z firemních procesů?

Co je to projektové řízení?

Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností  s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.

Produkt projektu je to, co je definováno v záměru produktu projektu a předáno zákazníkovi.

Plán projektu je dokument, kterým se stanoví, co je požadováno ke splnění cíle projektu.

Řízení projektu a projektové řízení

Rozumíme-li řízením projektu aktivity k realizaci jednoho projektu, lze projektovým řízením nazvat systém organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci více současných projektů v organizaci).

Obecné charakteristiky projektu, které jej odlišují od běžného úkolu nebo opakované práce jsou následující:

• rozsáhlost a jedinečnost
• různorodost činností
• hodně vazeb
• omezené zdroje
• stress
• dynamičnost
• omezená moc

Projekt je úspěšný, když:

• je dokončen v plánovaném termínu
• nebyly podstatně překročeny náklady (peníze, lidé, nástroje)
• bylo dosaženo cíle – výsledek je použitelný (kvalita, funkčnost)

Víme, že podle statistik je zhruba  polovina projektů neúspěšných. V čem je problém?

Časté příčiny neúspěchu projektu jsou:

• základ projektu je nezdravý (zadavatel, cíl, lidé, motivace, kompetence)

•  nemá dostatečnou podporu vedení
•  nejasně definovaný cíl (začátek a konec)
•  chyby v plánování a řízení projektu
•  špatné plánovací techniky
•  nedostatečná přizpůsobivost projektu měnícím se podmínkám

•  nedostatečná pozornost věnovaná lidskému faktoru
•  chybí odborné znalosti
•  nesprávně vybraný vedoucí projektu
•  drastické změny v průběhu projektu (vedoucí, cíl)

Proč používat Projektové řízení?

Obsahem modulu je popis nástrojů a metod řízení projektu a stručné uvedení do projektového řízení. Ze zkušeností SAFT – FERAKu vyplynulo, že projektové řízení je optimálním způsobem koordinace multifunkčních týmů při řízení změn (např. zavedení Světové třídy nebo systému HRM).

Současně se ukázalo, že projektové řízení je vhodné jako nástroj pro přípravu, realizaci i hodnocení pracovních i kariérových plánů. Popisované metody jsou podporou motivace zaměstnanců, jejich růstu odpovědnosti za výsledky firmy i přístupu k zákazníkům.

Postup implementace

Na níže uvedeném obrázku jsou znázorněny tři klíčové procesy projektu a jejich vzájemný vztah.

Proces plánování projektu je posloupnost sekvenčních činností, které využívají různé techniky. Mezi ně patří Dekompozice problému (Work breakdown structure – WBS), síťové diagramy, Diagram rybí kosti či metoda PDCA – Plan, Do, Check, Act). S velikou výhodou lze v procesu plánování využít schopnosti a kapacity celého týmu, role manažera projektu může být jen organizační.

Proces řízení realizace je paralelním souběhem mnoha manažerských činností, jejichž výsledkem je vytvořit produkt projektu.  Podstatně se mění pozice manažera projektu, který řeší mnohé situace z pozice vedoucího a využívá své autority, kterou získal jmenováním.

Proces zpětné vazby umožňuje jednak komunikaci se všemi zúčastěnými stranami projektu, jednak aktualizaci plánů a rozpočtů, dle skutečných podmínek. Důsledně aktualizovaný plán projektu a otevřená komunikace napomáhá tomu, že i v případě nedodržení původních termínů, nákladů nebo cíle projektu, může být zákazník i realizátor spokojen.

20 aktivit / výsledků manažera projektu

podle Michaela Greera

 Doplňující informace

Projektová hierarchie

Jedním z klíčových atributů řízení projektu je týmová práce a začlenění mnoha „jiných“ účastníků do projektu. Jejich vztahy a kompetence by měly být jasně definované a všem známé.

V řídícím výboru je zastoupen garant nebo sponzor projektu. Osoba, která

• má v organizaci dostatečnou moc, aby projekt podpořila,
• má osobní zájem na úspěchu projektu
• neřídí projekt osobně.

Druhým členem řídícího výboru je manažer projektu, který předkládá zprávy a je sponzorem hodnocen. Manažer projektu vede realizační (někdy též nazývaný projektový) tým. Ten mívá 3 – 9 členů. Realizační tým věnuje projektu velkou část svého pracovního času (např. 30%) a každý z členů má informace o celém projektu. Dílčí úkoly projektu mohou být řešeny pracovními skupinami, které většinou vedou členové realizačního týmu.  Úkoly jsou časově omezeny, pracovní skupiny jsou vytvářeny na nezbytnou dobu řešení. Jejich počet závisí na rozsahu projektu.

Manažer projektu je osoba, od které se očekává, že má dostatečné technické znalosti vztahující se k „obsahu“ projektu, že má vynikající interpersonální dovednosti a velmi dobré koncepční znalosti ve své oblasti.

Zajímavý pohled na řízení projektu nabízí ISO směrnice 10006. Pro zkušené manažery projektu nabízí pohled „z jiného směru“. Ve směrnici najdete 10 procesů, které projektem „prolínají“ a u každého procesu jsou podmínky, které by měly být splněny.

Srovnejme:

Klasické (funkcionální) řízení – udržovat a rozvíjet zavedené systémy, které jsou

prostředkem pro nepřetržitou, kontinuální a opakující se tvorbu požadovaných

výstupů.

Projektové řízení – zabezpečení realizace jedinečných, neopakovatelných, časově a zdrojově limitovaných procesů, které vedou k dosažení předem stanovených cílů.

Kombinace obou přístupů vede k maticové organizační struktuře:

Zavedení projektového řízení (někdy je používán název Projektová kancelář) ve k tomu, že:

• jsou zahajovány projekty, které jsou pro organizaci strategické a pro které je realistické jejich dokončení v požadovaném termínu;
•  pro projekty existuje definovaný ověřený a dále zdokonalovaný postup s jasným vymezením zodpovědností jednotlivých rolí;
•  znalosti vedoucích projektů a dalších zdrojů jsou sdíleny;
•  je zajištěno efektivní plánování, sledování a řízení projektů včetně řešení meziprojektových závislostí a konfliktů v požadavcích na zdroje;
• je dosaženo celkového snížení času a nákladů potřebných pro realizaci projektových výstupů;
• management má k disposici aktuální údaje o všech projektech, včetně informací o disponibilitě kapacit a dovednostech zdrojů;
• komunikace mezi vedoucími projektů, členy jejich týmů a vedením organizace probíhá řízeným a dokumentovaným způsobem.

Zdroje

• Dolanský V., Měkota V., Němec V.: Projektový management, Grada, 1996
• British Standard BS 6079:1996: Guide to Project management, BSI 1996
• Briner W., Geddes M., Hastings C., Project Leadership, GOWER,  1990
• Management jakosti – Směrnice jakosti v managementu projektu –  ISO 10006 , Český normalizační institut, 1999
• M.D.Rosenau: Řízení projektů, Computer Press, Praha 2000
• E.M.Goldratt, Kritický řetěz, InterQuality, Praha, 1999

www adresy:

www.pmi.org                      Project Management Institute – anglicky

www.systemonline.cz      IT system – zajímavé články – česky

www.method123.com     Metodika řízení projektu – anglicky

Glosář pojmů

Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností  s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.

Produkt projektuje to, co je definováno v záměru produktu projektu a předáno zákazníkovi.

Plán projektu je dokument, kterým se stanoví, co je požadováno ke splnění cíle projektu.

Řízení projektu jsou všechny aktivity k realizaci jednoho projektu

Projektové řízení je systém organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci více současných projektů v organizaci.

Často je mylně místo označení Řízení projektu používán výraz Projektové řízení.